Eine Ordnungsstruktur die auf Ordner basiert bringt kurzfristig Ordnung in den Datenbestand. Zu jedem Thema wird ein Ordner erstellt und die entsprechenden Dokumente dort hin kopiert oder gespeichert.
ändern sich im Verlaufe der Zeit die Bedürfnisse, müssen neue Ordner hinzu kommen.
Das kann zu folgenden Nachteilen führen:
• Verwandte Ordnernamen können zu Mehrdeutigkeit führen und so das Finden der Dokumente erschweren.
• Ändert sich durch das Hinzukommen von neuen Ordner die Ordnungsstruktur, müssen alle Dokumente neu auf die Ordner verteilt werden.
• Je mehr Ordner vorhanden sind, um so unüberblickbarer wird der Datenbestand.
• Übersteigt die Grösse der Dokumente das Volumen des Speichermediums, geht nach einiger Zeit der Überblick über die Daten verloren, weil zuletzt nicht mehr klar ist, was auf welchem Medium gespeichert ist.
Um diese Problem zu umgehen, ist es ratsam von Anfang an, ohne oder mit wenig Ordner zu arbeiten. Ab der Version 2000 erstellt Windows von selbst zu jedem Thema einen Ordner und speichert per Voreinstellung die entsprechenden Dateien dorthin. Reichen diese Ordner nicht aus ist es empfehlenswert, nicht mehr als zu jeder Kategorie einen Ordner zu machen und mit den systemeigenen Werkzeugen von Windows die Dateien zu verwalten.